معرفي نرم افزار هاي سازماني کاربردي

تا به حال به تاثير نرم افزارهاي سازماني بر کارکرد شرکت ها و سازمان ها فکر کرده ايد؟ در زمان هاي نه چندان دور سازمان ها تنها به يک ماشين تحرير، دستگاه فکس و نهايتا يک کامپيوتر مجهز بودند.

به گزارش ايسنا، بنابراعلام ساميکس، وقت زيادي تلف مي شد تا بخش هاي مختلف يک سازمان را بتوان به هم مرتبط کرد و در نهايت هم خطاهاي انساني باعث مي شد آن ارتباطي که افراد انتظارش را مي کشند، برقرار نشود.

اما با گذشت زمان سازمان هايي که به پيشرفت اهميت مي دادند متوجه اين موضوع شدند که با استفاده از نرم افزارهاي سازماني به راحتي مي توان اين مشکلات ارتباطي درون و برون سازماني را حل کرد.

در ايران نيز شرکت ساميکس با درک اين موضوع مهم به ارائه نرم افزارهايي که چنين مشکلاتي را حل مي کند به سازمان ها پرداخت. در اين مطلب قصد داريم درباره تاثير سامانه ERP بر روند ارتباطات درون سازمان ها، اطلاعاتي به شما ارائه دهيم. اگر شما هم علاقمند به کسب اطلاعات بيشتر در اين زمينه هستيد با ما تا انتهاي اين مطلب همراه باشيد.

سيستم ERP  چيست؟

قبل از هر چيز بايد يک تعريف مختصر و مفيد درباره سيستم ERP ارائه دهيم.  سيستم ERP يک نرم افزار درون سازماني کاربردي است که مجموعه اي از ماژول هاي يکپارچه و قابل تنظيم آن را تشکيل داده است. اين سيستم همه بخش ها، فرايندها، سازمان ها و امور را در قالب يک سيستم يکپارچه مديريت و برنامه ريزي مي نمايد.

با استناد به اين تعريف به راحتي مي توان فهميد که چرا يه سازمان بايد از اين سيستم استفاده نمايد. شرکت ساميکس به عنوان اولين و تنها ارائه کننده ERP مايکروسافت Dynamics در ايران سعي دارد سيستمي يک پارچه براي مسائلي همچون حسابداري، انبارداري و . در سازمان ها ارائه دهد.

ساميکس با پياده سازي سيستم  ERP به سازمان ها کمک مي کند تا آنها از نيروي انساني خود حداکثر استفاده را ببرند و نياز نباشد اين نيرو و همچنين هزينه مالي زياد صرف يکپارچه سازي بخش هاي مختلف صرف شود.

حالا که دانستيم سيستم ERP چيست و شرکت ساميکس به چه منظور آن را به سازمان ها ارائه مي کند بايد به بررسي اين موضوع بپردازيم که نرم افزارهايERP چه تاثيري روي کارکرد سازمان ها دارند.

تاثير نرم افزارهاي ERP بر کارکرد سازمان ها

مهم ترين دليلي که شرکت ساميکس براساس آن اين نرم افزار ماکروسافت را به سازمان ها ارائه مي دهد؛ بالا بردن بهره وري سازمان است. استفاده از سيستم ERP باعث استفاده بهتر از نيروي کار، بهينه سازي زمان، دسترسي بهتر و دقيق تر به اطلاعات براي تصميم گيري مديران و استفاده کارکنان مي شود اما همه اين اتفاقات چگونه مي افتد؟

انبار يک سازمان بزرگ را تصور کنيد. طبيعتا براي شمارش کالاها، پيدا کردن کمبودها و تهيه ليست خريد و ليست خروجي ها و. به چند نيروي تمام وقت نياز است.

با اين وجود ممکن است به دليل خطاهاي انساني اشکالاتي در انبارداري به وجود بيايد اما در صورت استفاده از ماژول انبارداري مايکروسافت دايناميکس خطاها به حداقل مي رسد و نيازي نيست چند نيروي کار را در يک انبار استفاده کنيم.

تنها با وارد کردن اطلاعات لازم به اين نرم افزار تمام مشکلات حل مي شود. مي توان به راحتي به ليست کمبودهاي انبار، ليست ورودي ها و خروجي ها و حتي ليست تغيير قميت کالاهاي موجود در انبار دسترسي پيدا کرد. حالا به يک مثال ديگر توجه کنيد. همه سازمان هاي کوچک و بزرگ تيمي براي خريد و تدارکات دارند.

وظيفه تيم تدارکات اين است که آنچه که بخش هاي مختلف سازمان بدان نياز دارد را ليست و خريد کند. اين مساله ممکن است در سطح کلان وقت و انرژي زيادي از نيروي کار ببرد و با اين حال کمبودهايي نيز وجود داشته باشد. اما شرکت ساميکس با ارائه نرم افزار خريد و تدارکات اين مشکلات را به حداقل مي رساند.

 سيستم تدارکات ERP مايکروسافت مي توان با تامين کنندگان کالا ارتباط برقرار کرد. در واقع سازمان مي تواند از اين طريق با بهترين تامين کننده که محصول خود را با مناسب ترين قيمت ارائه مي دهد ارتباط برقرار کند. مشخصا اين کار باعث مي شود سازمان با استفاده از کمترين نيروي انساني بيشتري بهره وري را داشته باشد.

جمع بندي

ساميکس به عنوان تنها ارائه کننده نرم افزار ERP مايکروسافت در ايران تنها يک هدف مهم را دنبال مي کند و آن هم بالا بردن بهره وري سازمان ها با کمترين هزينه است. يقينا اگر اين اتفاق براي تمام سازمان ها بيافتد مي توان از نيروي کاري که تمام وقت خود را براي انجام کارهايي مانند انبارداري، حسابداري، تدارکات و. صرف مي کنند؛ در بخش هاي ديگر سازمان استفاده کرد.

با استفاده از اين سيستم نه تنها بهره وري سازمان بالا مي رود بلکه هزينه هاي آن نيز کاهش پيدا مي کند و همچنين سازمان هاي مي توانند به بهترين نحو خدمات خود را به مردم ارائه دهند.

منبع:

https://www.isna.ir/news/99081509563/%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D9%81%D8%A7%D8%AF%D9%87-%D8%A7%D8%B2-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C-%DA%86%D9%87-%D8%AA%D8%A7%D8%AB%DB%8C%D8%B1%DB%8C-%D8%AF%D8%B1-%D8%B9%D9%85%D9%84%DA%A9%D8%B1%D8%AF-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86-%D9%87%D8%A7

نرم‌افزار کارها در راهکار اتوماسيون اداري ديدگاه با هدف مديريت پروژه و فعاليت‌ها و با رويکرد چابک در نسل 5 مجموعه ديدگاه توليد و ارائه شد. نرم افزار کارها، بر مبناي گفتمان سازماني طراحي شده و مزاياي قابل توجهي در اين حوزه براي سازمان‌ها ايجاد مي‌کند.
تشکيل تيم‌هاي کاري از طريق نرم‌افزار کارها بدليل يکپارچگي با ديگر نرم‌افزارهاي مجموعه ديدگاه به‌سادگي براساس ساختار سازماني انجام مي‌شود. بدين نحو ضمن صرفه‌جويي در هزينه‌ها، بررسي روند پيشرفت کارها در ابعاد گسترده‌تري قابل کنترل و مديريت خواهد بود. نسل جديد نرم‌افزار کارها در راهکار اتوماسيون اداري ، سبک نويني براي مديريت فعاليت‌هاي سازمان ايجاد مي‌کند و علاوه بر وارد نمودن مفاهيم بنيادي مديريت پروژه، تعاملاتي الهام گرفته از شبکه‌هاي اجتماعي با رويکرد سازماني را به ارمغان مي‌آورد.

در نسخه اول اين نرم‌افزار امکاناتي مثل ايجاد تيم، پروژه و فعاليت‌هاي مرتبط در اختيار کاربران قرار داده شده بود. مشابه عملکرد بسياري از فريم ورک‌ها و متدولوژي‌هاي چابک، فعاليت‌ها روي بردهايي مثل برد اسکرام قرار مي‌گيرند که هدف آنها نمايش وضعيت انجام کارهاي تيم است. برهمين اساس در نرم‌افزار کارها در راهکار اتوماسيون اداري ، قابليت ساخت بردها در نظر گرفته شده بود و طراحي آن به‌گونه‌اي بود که بتواند انواع روش‌هاي مديريت پروژه چابک رو پوشش دهد.

يکي از ويژگي‌هاي تيم‌هاي چابک اين است که به جاي صرف وقت روي توليد مستندات فرآيندي براي ارتباطات و تعاملات تيم، افراد به گفتگو بپردازند، در همين راستا نرم‌افزار کارها، محيطي يکپارچه با امکان تعاملات تيم ايجاد کرده است. يکپارچگي اتوماسيون اداري و سيستم مکاتبات ديدگاه با نرم‌افزار کارها نيز از جنبه ديگري قابل توجه است و قابليت تعريف کار از روي نامه ارجاع شده در چرخه مراودات اداري را فراهم مي کند.

يکي از ويژگي‌هاي اساسي پروژه‌هاي چابک وجود شفافيت در انتخاب، اجرا و اتمام فعاليت‌ها در سطح تيم و حتي ذينفعان آن است. ولي در بعضي از پروژه‌ها ريسک نمايش همه فعاليت‌ها به تمام اعضاي تيم وجود دارد و نمي‌توان از اين ويژگي استفاده کرد. پروژه‌هاي محرمانه يا فرا دپارتماني از اين دسته هستند. به همين دليل قابليت جديدي به نرم افزار کارها در راهکار اتوماسيون اداري اضافه شده که امکان مشاهده فعاليت‌ها، فقط براي اعضاي خاصي از تيم وجود داشته باشد.

قبلا براي اختصاص کار به افراد بايد حتما پروژه تعريف مي‌شد، اما نيازمندي جديدي در نرم افزار شناسايي شده که افراد بدون نياز به تعريف پروژه مي‌توانند کارهاي جاري خود را به هم اختصاص بدهند و پيگيري کنند. در اين مورد مي‌توان پيگيري خروجي نرم‌افزار جلسات را مثال زد. قابليت اختصاص کار مستقيم دقيقا با همين هدف به نرم‌افزار اضافه شده است.

از سوي ديگر در اغلب پروژه‌ها نياز به کنترل مستمر وجود دارد و به همين دليل ابزاري منعطف به نرم‌افزار اضافه شده که نيازهاي جستجو و گزارش گيري را در سطح سازمان و با هدف کمک به پايش و کنترل پروژه‌ها و کارها در اختيار اعضاي تيم قرار مي‌دهد.

منيع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d8%a7%d8%b2%d9%87%e2%80%8c%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%da%a9%d8%a7%d8%b1%d9%87%d8%a7-%d8%af%d8%b1-%d8%b1%d8%a7%d9%87%da%a9%d8%a7%d8%b1-%d8%a7/

مزاياي پنهان نرم افزار مديريت فروش

جدا از مزاياي ملموس فوق، همچنين منافع نهان ديگري هم براي اين نرم افزارها برشمرده شده است که در ذيل آمده است:

کمک به مديريت منابع سرنخ (مشتريان بالقوه)

با استفاده از اين نرم افزار مي فهميد که چقدر مشتري واقعي از ليست منابع سرنخ بدست آورده ايد. بنابراين مي توانيد بهترين منابع سازماني را صرف آن منايع سرنخي کنيد که بيشترين بازدهي را داشته اند. در نتيجه منايع خود را براي منايع سرنخي که مشتريان کمتري از آنها بدست آورده ايد بيهوده هدر نمي دهيد.

سرنخ هاي بيشتري را تبديل کنيد

در نتيجه بهره برداري از اين نوع نرم افزارها، سرنخ هاي خاص را به کارشناسان سيستم فروش تحت وب خاصي ارجاع مي دهيد. به اين معنا که مي توانيد کارشناس بخش لوازم الکترونيکي را به مشتري بالقوه اي متصل کنيد که مالک کسب و کاري در زمينه ساخت وسايل الکترونيکي و لوازم خانگي است. پس در اين صورت شانس صدور فاکتور و موفقيت در فروش را بالاتر برده ايد. همچنين مي توانيد تشخيص دهيد کدام کارشناس فروش آنلاين، بهترين سرويس را به کدام مشتريان داده و از همين طريق، عايدات خود را چندين برابر کنيد.

      براي تبديل تاريخ شمسي به ميلادي مي توانيد از تقويم آنلاين  استفاده کنيد.

ارائه سابقه اي مفيد از تعاملات پيشين

نرم افزار فروش جزييات تعاملات سابق شما را با مشتريان قبلي و نيز نتايج حاصل از تماس هاي آنها را به شما ارائه مي کند. زمانيکه يک مشتري قبلي با شما تماس مي گيرد ديگر نيازي نيست تا همه چيز را دوباره تکرار کند. کافي ست کارشناس فروش سابقه مکالمات را بررسي نمايد تا سرعت رسيدگي به نياز آنان را ارتقا دهد. کارشناس فروش مي تواند اقدامي موثر براي پيشبرد مکالمه و انجان يک فروش موفق ديگر داشته باشد.

کاهش فشار کاري پرسنل

در برخي کسب و کارها آنقدر وظيفه و پروژه بر سر کارشناسان مي ريزند که به سختي قادر به پاسخگويي با کيفيت به همه آنها هستند. بنابراين فشار کاري آنها زياد شده و با استرس زياد بايد بين اين وظايف محوله تغيير خط فکري دهند. اين نرم افزارها به بازاريابان، کارشناسان و نماينگان فروش اين امکان را مي دهد تا تمامي پروژه هاي محوله را در قالب يک پايگاه داده انجام دهند. مي توانند با نرم افزار ارتباط با مشتري (CRM)، اهداف کلان فروش و مديريت جذب مشتريان را بدون اينکه نياز باشد تا بين وظايف مختلف هر بار يکي را فداي ديگري کنند، سرو کار داشته باشند. بنابراين استرس ناشي از فشار کاري کمتر شده و بازده آنها را بالا مي برد که در نتيجه آن فروش افزايش يافته و نرخ از دست رفتن مشتري پايين مي آيد.

 منيع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%b2%d8%a7%db%8c%d8%a7%db%8c-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%b3%d9%88/

مزاياي پنهان نرم افزار مديريت فروش

جدا از مزاياي ملموس فوق، همچنين منافع نهان ديگري هم براي اين نرم افزارها برشمرده شده است که در ذيل آمده است:

کمک به مديريت منابع سرنخ (مشتريان بالقوه)

با استفاده از اين نرم افزار مي فهميد که چقدر مشتري واقعي از ليست منابع سرنخ بدست آورده ايد. بنابراين مي توانيد بهترين منابع سازماني را صرف آن منايع سرنخي کنيد که بيشترين بازدهي را داشته اند. در نتيجه منايع خود را براي منايع سرنخي که مشتريان کمتري از آنها بدست آورده ايد بيهوده هدر نمي دهيد.

سرنخ هاي بيشتري را تبديل کنيد

در نتيجه بهره برداري از اين نوع نرم افزارها، سرنخ هاي خاص را به کارشناسان سيستم فروش تحت وب خاصي ارجاع مي دهيد. به اين معنا که مي توانيد کارشناس بخش لوازم الکترونيکي را به مشتري بالقوه اي متصل کنيد که مالک کسب و کاري در زمينه ساخت وسايل الکترونيکي و لوازم خانگي است. پس در اين صورت شانس صدور فاکتور و موفقيت در فروش را بالاتر برده ايد. همچنين مي توانيد تشخيص دهيد کدام کارشناس فروش آنلاين، بهترين سرويس را به کدام مشتريان داده و از همين طريق، عايدات خود را چندين برابر کنيد.

      براي تبديل تاريخ شمسي به ميلادي مي توانيد از تقويم آنلاين  استفاده کنيد.

ارائه سابقه اي مفيد از تعاملات پيشين

نرم افزار فروش جزييات تعاملات سابق شما را با مشتريان قبلي و نيز نتايج حاصل از تماس هاي آنها را به شما ارائه مي کند. زمانيکه يک مشتري قبلي با شما تماس مي گيرد ديگر نيازي نيست تا همه چيز را دوباره تکرار کند. کافي ست کارشناس فروش سابقه مکالمات را بررسي نمايد تا سرعت رسيدگي به نياز آنان را ارتقا دهد. کارشناس فروش مي تواند اقدامي موثر براي پيشبرد مکالمه و انجان يک فروش موفق ديگر داشته باشد.

کاهش فشار کاري پرسنل

در برخي کسب و کارها آنقدر وظيفه و پروژه بر سر کارشناسان مي ريزند که به سختي قادر به پاسخگويي با کيفيت به همه آنها هستند. بنابراين فشار کاري آنها زياد شده و با استرس زياد بايد بين اين وظايف محوله تغيير خط فکري دهند. اين نرم افزارها به بازاريابان، کارشناسان و نماينگان فروش اين امکان را مي دهد تا تمامي پروژه هاي محوله را در قالب يک پايگاه داده انجام دهند. مي توانند با نرم افزار ارتباط با مشتري (CRM)، اهداف کلان فروش و مديريت جذب مشتريان را بدون اينکه نياز باشد تا بين وظايف مختلف هر بار يکي را فداي ديگري کنند، سرو کار داشته باشند. بنابراين استرس ناشي از فشار کاري کمتر شده و بازده آنها را بالا مي برد که در نتيجه آن فروش افزايش يافته و نرخ از دست رفتن مشتري پايين مي آيد.

 منيع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%b2%d8%a7%db%8c%d8%a7%db%8c-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%b3%d9%88/

ميز خدمت که در راستاي دستورالعمل «حقوق شهروندي در نظام اداري» به سازمان‌ها و دستگاه‌هاي اجرايي ابلاغ شده است در دو بخش ميز خدمت حضوري و ميز خدمت الکترونيک بايد اجرا شود.
در بازار نرم‌افزار کشور، شرکت‌هاي زيادي از سال‌هاي پيش در حوزه اتوماسيون اداري و تکريم ارباب رجوع و نرم‌افزارهاي‌ مرتبط با پيشخوان ارباب رجوع فعال بوده‌اند، اما تطبيق با مفاد مختلف دستورالعمل «حقوق شهروندي در نظام اداري» در همه اين نرم‌افزارها ممکن نيست و لذا مديران فناوري اطلاعات بايد در انتخاب نرم‌افزار ميزخدمت الکترونيک به قابليت‌هاي مورد نياز توجه کنند. در ادامه براساس مفاد آيين نامه ابلاغ شده دولت، مجموعه ويژگي‌هايي که مي‌تواند به عنوان راهنماي انتخاب نرم‌افزار مناسب براي سامانه ميز خدمت الکترونيک مورد استفاده قرار گيرد، ارائه مي‌شود:

         براي مشاهده  تقويم ميلادي به شمسي  مي توانيد از تقويم آنلاين استفاده کنيد.

وم تحت وب بودن سامانه ميز خدمت الکترونيک

ماده 6 اين دستورالعمل با عنوان حق دسترسي آسان و سريع به خدمات اداري اعلام مي‌کند که مردم حق دارند شخصاً و يا از طريق نماينده قانوني خود به خدمات دستگاه‌هاي اجرائي، دسترسي آسان و سريع داشته باشند و دستگاه‌هاي اجرائي بايد نهايت تلاش خود را به کارگيرند تا دسترسي مردم به خدمات آن‌ها به طريق غيرحضوري و يا استفاده از خدمات دولت الکترونيک و به طور کلي ابزارها و فناوريهاي نوين انجام گيرد. در نتيجه در بخش ميز خدمت الکترونيک استفاده از سامانه‌هاي آنلاين و نرم‌افزارهاي تحت وب مي‌تواند بستر اجرايي اين دستورالعمل را فراهم کند.

براي داشتن يک نرم‌افزار مکاتبات اداري مناسب در وهله اول شناخت خود سازمان بصورت دقيق اهميت دارد. اهداف مکاتبات، سطح دسترسي کاربران، نوع مکاتبات اعم از درون سازماني يا برون‌سازماني و… را بايد به دقت بررسي کرد و با نرم‌افزارهاي موجود در بازار مطابقت داد.

         براي مشاهده تاريخ امروز مي توانيد از تقويم آنلاين استفاده کنيد.

دستاوردهاي نرم‌افزار مکاتبات اداري

در انتهاي اين مطلب مزايا و دستاوردهاي يک نرم افزار مکاتبات اداري را يادآور مي‌شويم :

• امکان پاسخ‌دهي به مکاتبات در هر زمان و هر مکان


• دقت بالاتر و سرعت بيشتر در جوابدهي يا پيگيري مکاتبات


• امکان دسترسي به تمامي مکاتبات با جستجويي ساده و بدون صرف وقت زياد

همچنين ذکر اين نکته حائز اهميت است که براي توليد يک تن کاغذ 17 درخت تنومند قطع مي‌شوند. از آنجا که حدود 10 درصد از زباله‌ها را نيز کاغذ تشکيل ميدهد رقم قطع درختان در ايران به سالانه 7 ميليون اصله ميرسد،. از آنجا که در سالهاي اخير محيط زيست به دغدغه‌اي براي هر انسان آگاه تبديل گشته است،‌ برداشتن يک گام در جهت حفظ و نگهداري حتي يک درخت بسيار مهم قلمداد مي‌شود. شما براي نجات يک درخت چه کرده‌ايد؟

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/

نرم افزار دبيرخانه ويژگي هاي کليدي بسياري دارد که همين ويژگي ها موجب شده است از آن استفاده بسياري شود. برخي از آنها عبارت مي باشد از :

1.تهيه پيش نويس نامه :

همه ما به خوبي مي دانيم که نامه هاي اداري اهميت بسياري دارند و بايد به نحوه تايپ و نگارش آنها اهميت بسياري دهيد. اين نرم افزار يکي از ويژگي هاي اصلي اش اين است که شما مي توانيد پيش نويس نامه را در آن تهيه کنيد و سپس آن را تا مرحله نهايي به هر نحوي که مايل هستيد ويرايش کنيد.

2.امکان ارسال تصوير نامه :

يکي از ويژگي هاي ديگري که اين نرم افزار دارد امکان ارسال تصاوير نامه ها به افرادي مي باشد که نامه براي آنها است. اگر شما ديگر نمي توانيد به صورت فيزيکي نامه را دريافت کنيد تصوير اسکن شده آن را در سيستم خود مي توانيد مشاهده نماييد.

3.امکان تعيين تعداد و نوع پيوست هاي وارد شده :

در نامه هاي صادره مي توانيد با استفاده از اين نرم افزار تعداد آنها را مشخص کرده و پيوست آنها را هم ثبت کنيد تا در هر زمان که مايل بوديد آنها را مطالعه کرده و بازبيني نماييد.

4.کنترل مکاتبات داخلي بين واحدها :

در يک سازمان امکان دارد افرادي که در هر واحد مشغول به فعاليت هستند با يکديگر ارتباط برقرار کنند. شما به وسيله اين نرم افزار مي توانيد تمامي آن واحدها را مورد بررسي قرار دهيد و مکاتباتي هم که بين آنها انجام مي شود را کنترل کنيد.

5.امکان جستجوي سريع :

زماني که از سيستم سنتي استفاده مي کنيد بايد بين نامه ها و استاد به دنبال نامه مورد نظر خود باشيد. ولي در سيستم الکترونيکي تنها کافي است يکي از اطلاعات مربوط به آن نامه را وارد کنيد تا آن را پيدا کنيد. سرعت کارهاي اداري با استفاده از اين ويژگي بسيار بيشتر مي شود و ديگر نيازي نيست زمان خود را صرف جستجو کنيد.

   استفاده از  دبيرخانه آنلاين و تقويم آنلاين براي افزايش راندمان کاري سازمان ها پيشنهاد مي شود.

6.تهيه گزارش مربوط به ارجاعات :

نامه هايي را که به افراد در واحد ارجاع داده مي شود مي توانيد به وسيله اين نرم افزار مورد بررسي قرار دهيد و گزارش آنها را بگيريد. شما آنها را مي توانيد پيگيري کرده و سوابق آنها را خارج کنيد. در واقع اين نرم افزار مانند يک بانک اطلاعاتي مي باشد که شما تنها کافي است در مورد آن مورد جستجويي که در نظر داريد تنها يک اطلاعات داشته باشيد.

7.ثبت کليه وقايع سيستم :

شما از زماني که کار کردن با نرم افزار دبيرخانه را شروع مي کنيد و ا زماني که از آن خارج شويد تمايم عملکردهايتان سيو مي شود. در اين صورت اگر فراموش کنيد که چه کاري انجام مي داديد سيستم به خوبي آن را به شما نشان مي دهد و مي توانيد به کار خود بازگرديد.

منبع

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

بدون شک استفاده از سيستم دبيرخانه مزيت هاي بسيار زيادي دارد و به همين دليل است که سازمان هاي زيادي از آن استفاده مي کنند. برخي از مهمترين مزيت هايي که در اين نرم افزار وجود دارد عبارت مي باشد از :

1.طبقه بندي و دسته بندي :

اطلاعات وارد شده به اين بخش سازمان به طرز صحيح دسته بندي مي گردد و اين مسئله براي سازمان هاي اداري داراي ارزش بسيار زيادي مي باشد. در واقع زماني که تمامي اطلاعات به درستي دسته بندي شود آنها را به راحتي مي توانند پيدا کنند و اين مسئله کارهاي شرکت را با پيشرفت مواجه مي سازد.

2.صرفه جويي در زمان و هزينه :

زماني که يک سازمان و اداره بتواند زمان و هزينه هاي امور اداري و مکاتبات اش را به حداقل برساند بدون شک به موفقيت بسيار زيادي دسترسي پيدا خواهد کرد. اين مسئله که کارکنان بخش دبيرخانه با استفاده از اين نرم افزار بتوانند نهايت دقت خود را به کار گيرند اهميت بسيار زيادي دارد و بايد به آن اهميت دهند.

3.راحتي در دسترسي به منابع اطلاعاتي :

بدون شک همه شما به خوبي مي دانيد که بيشتر اطلاعات هاي هر سازماني درون بخش دبيرخانه ثبت و نگهداري مي شود. بنابراين زماني که اين هر فردي به اين اطلاعات نياز داشته باشد بايد سريع آنها را پيدا کند. در روش سنتي افراد به راحتي نمي توانستند آنها را پيدا کنند، ولي در اين روش به راحتي قادر هستند که آنها را پيدا کنند. به همين دليل بيشتر سازمان ها سعي مي کنند از اين نرم افزار استفاده کنند.

4.کاهش وابستگي به واحدهاي ديگر :

زماني که از سيستم سنتي دبيرخانه استفاده مي کرديد وابستگي زيادي بدون شک به اداره هاي ديگر براي چاپ و کپي داشتيد که با استفاده از اين نرم افزار ديگر به آنها نيازي نخواهيد داشت. به طور کلي هر زمان سيستم و يا نرم افزاري را توانستيد در سازمان خود مورد استفاده قرار دهيد که نياز به کاغذ نداشته باشد در انتخاب آن نبايد شک کنيد. شما در صورتي که از اين نرم افزار استفاده کنيد رضايت شغلي بسياري از آن خواهيد داشت و روند کارهاي اداري تان را به سرعت بيشتري انجام مي دهد

 استفاده از سيستم  نرم افزار دبيرخانه و تقويم آنلاين  براي مديريت بهتر داده ها و سيستم هاي اداري در سازمان ها پيشنهاد مي شود.

معايب نرم افزار دبيرخانه :

استفاده از نرم افزار دبيرخانه همانطوري که مزيت هاي بسيار زيادي دارد امکان دارد داراي معايبي هم نيز باشد و برخي از اين معايب عبارت مي باشد از :

1. امکان دارد اطلاعات درون اين نرم افزار دبيرخانه تخريب شود، به همين دليل بايد از آنها هميشه يک فايل پشتيبان داشته باشيد تا در صورت به وجود آمدن مشکل اطلاعات سازمان را از دست ندهيد.


2. برخي از افراد شايد به خوبي نتوانند با اين نرم افزار کار کنند و دچار اشتباه شوند، ولي بايد بدانيد اگر مدتي با آن کار کنيد از سرعت آن بسيار لذت خواهيد برد و براي هميشه از آن استفاده خواهيد کرد. شما مي توانيد هر پرسشي که در مورد کار کردن با نرم افزار دبيرخانه داريد را از کارشناسان و مشاوران شرکت بپرسيد تا پاسخ مناسبي دريافت نماييد.

اين نرم افزار با نرم افزار اتوماسيون اداري تفاوت هاي زيادي دارد به همين دليل بيشتر معايبي که در آن سيستم وجود داشته است در اين سيستم وجود ندارد، به همين دليل بيشتر سازمان ها در اين بخش از اين نرم افزار استفاده مي کنند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

برخي از امکانات کليدي که در اين نرم افزار وجود دارد موجب شده است که سازمان هاي زيادي اقدام به نصب و استفاده از آن نمايند. برخي از امکانات کليدي اين نرم افزار عبارت مي باشد از :

1.ثبت مشخصات و ويژگي نامه ها :

يکي از مهمترين امکانات کليدي که در اين نرم افزار وجود دارد اين است که تمامي ويژگي هاي نامه ها را ثبت مي کند و همين مسئله موجب مي شود شما هر زماني که به آنها نياز داشتيد با همان اطلاعات دريافت شان نماييد. شماره، تاريخ و ديگر ويژگي ها و مشخصاتي که در نامه هاي اداري وجود دارد داراي اهميت بسيار زيادي مي باشد که تمامي اين ويژگي ها را نرم افزار دبيرخانه ثبت مي کند.

2.امکان ثبت پيوست هاي نامه :

پيوست نامه هايي که به سازمان ها ارسال مي شود داراي اهميت بسيار زياد است و در سيستم سنتي آنها را در دفتر يادداشت مي کردند. اکنون اين نرم افزار به درستي پيوت نامه ها را ثبت مي کند و همچنين رونوشت هاي نامه ها را هم به ثبت مي رساند. شما مي توانيد هر زماني که نياز داشتيد آنها را تهيه کرده و اطلاعات مورد نياز در مورد آن نامه ها را به دست آوريد.

3.امکان گزارش گيري از حجم مکاتبات اداري :

يکي از ويژگي ها و امکانات کليدي که اين نرم افزار دارد گزارش گيري از حجم مکاتبه هاي اداري مي باشد. تعداد نامه هايي که به يک سازمان اداري ارسال مي شود بدون شک زياد است و اگر آنها را بخواهيم به صورت فيزيکي مورد شمارش قرار دهيم زمان زيادي به خود اختصاص مي دهد، ولي با استفاده از اين سيستم مي توانيد تمامي نامه ها را و حجم آنها را مورد بررسي قرار دهيد.

4.امکان ارتباط گيري با تمامي بخش هاي سازمان :

از ديگر امکانات کليدي که در نرم افزار دبيرخانه وجود دارد اين است که شما به وسيله آن مي توانيد با تمامي بخش هاي سازمان رابطه داشته باشيد.هرچند که اين رابطه به صورت فيزيکي نمي باشد ولي هر بخش نامه هاي ارسالي مخصوص به خود را دارد و شما مي توانيد به صورت الکتريکي نامه ها را براي آنها ارسال کنيد. زماني که کارها به صورت الکتريکي انجام شود سرعت کارها بسيار پايين تر مي آيد.

5.بازسازي اطلاعات :

اگر شما بخواهيد در سيستم هاي سنتي اطلاعات را بازيابي کنيد بدون شک دفتر شما مخدوش مي شود. ولي در نرم افزار دبيرخانه سيستم مخدوش نمي شود و شما به راحتي مي توانيد اطلاعات را بازيابي کنيد. گاهي امکان دارد به اشتباه اطلاعاتي را وارد نماييد که سريع مي توانيد آن را اصلاح نماييد.

ويژگي هاي نرم افزار دبيرخانه + 7 ويژگي کليدي نرم افزار دبيرخانه :

نرم افزار دبيرخانه ويژگي هاي کليدي بسياري دارد که همين ويژگي ها موجب شده است از آن استفاده بسياري شود. برخي از آنها عبارت مي باشد از :

1.تهيه پيش نويس نامه :

همه ما به خوبي مي دانيم که نامه هاي اداري اهميت بسياري دارند و بايد به نحوه تايپ و نگارش آنها اهميت بسياري دهيد. اين نرم افزار يکي از ويژگي هاي اصلي اش اين است که شما مي توانيد پيش نويس نامه را در آن تهيه کنيد و سپس آن را تا مرحله نهايي به هر نحوي که مايل هستيد ويرايش کنيد.

2.امکان ارسال تصوير نامه :

يکي از ويژگي هاي ديگري که اين نرم افزار دارد امکان ارسال تصاوير نامه ها به افرادي مي باشد که نامه براي آنها است. اگر شما ديگر نمي توانيد به صورت فيزيکي نامه را دريافت کنيد تصوير اسکن شده آن را در سيستم خود مي توانيد مشاهده نماييد.

3.امکان تعيين تعداد و نوع پيوست هاي وارد شده :

در نامه هاي صادره مي توانيد با استفاده از اين نرم افزار تعداد آنها را مشخص کرده و پيوست آنها را هم ثبت کنيد تا در هر زمان که مايل بوديد آنها را مطالعه کرده و بازبيني نماييد.

4.کنترل مکاتبات داخلي بين واحدها :

در يک سازمان امکان دارد افرادي که در هر واحد مشغول به فعاليت هستند با يکديگر ارتباط برقرار کنند. شما به وسيله اين نرم افزار مي توانيد تمامي آن واحدها را مورد بررسي قرار دهيد و مکاتباتي هم که بين آنها انجام مي شود را کنترل کنيد.

5.امکان جستجوي سريع :

زماني که از سيستم سنتي استفاده مي کنيد بايد بين نامه ها و استاد به دنبال نامه مورد نظر خود باشيد. ولي در سيستم الکترونيکي تنها کافي است يکي از اطلاعات مربوط به آن نامه را وارد کنيد تا آن را پيدا کنيد. سرعت کارهاي اداري با استفاده از اين ويژگي بسيار بيشتر مي شود و ديگر نيازي نيست زمان خود را صرف جستجو کنيد.

6.تهيه گزارش مربوط به ارجاعات :

نامه هايي را که به افراد در واحد ارجاع داده مي شود مي توانيد به وسيله اين نرم افزار مورد بررسي قرار دهيد و گزارش آنها را بگيريد. شما آنها را مي توانيد پيگيري کرده و سوابق آنها را خارج کنيد. در واقع اين نرم افزار مانند يک بانک اطلاعاتي مي باشد که شما تنها کافي است در مورد آن مورد جستجويي که در نظر داريد تنها يک اطلاعات داشته باشيد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/